Gmail Labs funkcija vienu pelės spragtelėjimu įterpia dažnai pasikartojančius sakinius ar paragrafus.
Dažniausiai mano laiškuose kartojasi tik parašas, kurį Gmail įterpia automatiškai. Visas laiško tekstas būna unikalus, parašytas individualiam asmeniui specifinėje situacijoje.
Tam juk asmeninis el. paštas ir skirtas. Pasikartojančius tekstus siunčia tik naujienlaiškių ir užsakymo valdymo sistemos. Bet pasitaiko, kad rašant ir asmeninius laiškus tenka kartotis.
Iš asmeninės Gmail dėžutės kas mėnesį namo bendrijai siunčiu skaitiklių rodmenis. Darbe kas mėnesį buhalterei siunčiu darbo laiko apskaitos duomenis. Kartais reikia minimaliai personalizuoti tą pačią žinutę ir išsiųsti ją 8 partneriams. Tai ne taip jau dažna ar masiška, kad vertėtų pasijungti kokias nors naujienlaiškių sistemas.
Pasikartojančioms frazėms įterpti el. pašto programos turi šablonų funkciją. Pavyzdžiui, Mozilla Thunderbird turi šabloninių laiškų katalogą Templates. Į jį laiškus įkeliate kaip ir į juodraščius, bet išsiuntus, jie nedingsta. Microsoft Outlook panašią funkciją turi paslėptą po 3 lygių meniu. Ten šablonai išsaugomi kaip atskiri failai, panašiai kaip Word šablonai.
Gmail tą irgi gali. Ir daug paprasčiau.
Įsijunkime rašomų laiškų šablonų funkciją
Pagrindiniame Gmail lange spaudžiame (krumpliaračio ikoną) ir einame į Nustatymai. Atsidariusiame lange, viršutiniame meniu, pasirinkame Labs.
Susirandame funkciją Paruošti atsakymai (angl. Canned Responses) ir ją įjungiame (Įgalinti, angl. Enable).
Puslapio apačioje paspaudžiame Įrašyti pakeitimus (angl. Save Changes). Dabar langas persikraus ir naujo laiško rašymo įrankių juostoje atsiras naujas mygtukas.
Išbandykime. Spaudžiame SUKURTI ir pradedame rašyti naują laišką. Greta (šiukšliadėžės ikonos pavadinimu „Atmesti juodraštį“) spaudžiame ▼ (mažą trikampį pavadinimu „Daugiau parinkčių“). Čia atsirado meniu punktas Paruošti atsakymai. Užėjus ant jo, išsiskleidžia visos šablonų funkcijos, kurių čia anksčiau nebuvo.
Susikurkime naują el. laiško šabloną
Pasirašome visą šablono tekstą. Tai gali būti tiek pilnas laiškas, tiek vos keli žodžiai. Šablonai sukuriami kaip frazės, o ne visas laiškas. Todėl galite išsisaugoti skirtingus paragrafus ir įterpti juos po kelis į vieną laišką.
Pasirašę, einame į šablonų funkcijų meniu ir skiltyje Išsaugoti spaudžiame Naujas paruoštas atsakymas … . Visas mūsų naujame laiške parašytas tekstas išsisaugos kaip šabloninė frazė mūsų įvestu pavadinimu.
Šablonų tvarkymas ir naudojimas
Kai jau turime bent vieną šabloną, atsiranda skiltys Įterpti ir Ištrinti. Šių funkcijų veikimas pakankamai aiškus iš pavadinimų:
- Įterpti – įterpia šablono tekstą į dabar atidarytą laiško rašymo langą;
- Išsaugoti – perrašo anksčiau išsaugotą šabloną tuo tekstu, kuris yra dabar atidarytame lange;
- Ištrinti – ištrina seną šabloną ir nieko neįterpia.
Mėgstu viską automatizuoti, tad pasikartojančių tekstų siunčiu nedaug ir tokie šablonai man sutaupo tik keliasdešimt minučių per mėnesį. Visgi, per metus susidaro pilna darbo diena.
Įpraskime pasikartojančioms frazėms naudoti šablonus. Copy & Paste rutiną bei tų pačių frazių spausdinimą iškeiskime į įdomesnę veiklą.
