Outlook PST faile kaupiami įvairūs meta duomenys, todėl jis užima daugiau vietos, nei laiškai Gmail debesyje. Kartais šis failas tampa keliskart didesnis. Galime jį sumažinti.
Kai Gmail debesyje užimame 30GB vietos, Outlook programoje tai gali tapti 60GB dydžio PST failu. Bet toks failas atsirems į PST failo limitą. Tada problemos garantuotos. Kol mūsų Gmail dėžutė iš tikrųjų neužima 50GB vietos debesyje, tokią problemą lengva išspręsti.
Gmail laiškus skirsto pagal etiketes. Vienas laiškas gali turėti kelias etiketes. Outlook etikečių neturi ir jas paverčia į aplankus. Vienas laiškas gali turėti tik vieną aplanką. Todėl Outlook nukopijuoja kelias etiketes turintį laišką į kiekvieną aplanką ir jis užima vietą kiekviename aplanke.
Taupydami vietą, Outlook vartotojai Gmail etiketes turėtų naudoti kaip aplankus – vienam laiškui priskirti tik 1 etiketę. Realiai kito pasirinkimo ir nėra, nes Outlook kitaip neleidžia. Tą galima apeiti tik su Gmail programa internete.
Gmail kaupia visų neištrintų laiškų archyvą IMAP aplanke All Mail. Debesyje tai papildomos vietos neužima, nes saugomas tik vienas laiškas su keliomis etiketėmis. Bet Outlook`e kiekvienas bet kuriam aplankui priskirtas laiškas yra dubliuojamas ir All Mail aplanke.
Kad kompiuteryje nedubliuotume laiškų, Outlook IMAP nustatymuose galime išjungti All Mail aplanko sinchronizavimą:
Prisiminkime, kad laiškai be etikečių yra tik All Mail kataloge. Jį išjungus, Gmail interneto programos vartotojai, kurie ne visiems laiškams priskiria etiketes, laiškų be etikečių savo Outlook`e iš viso neberas. Todėl naudojantis Gmail naršyklėje prieš archyvuojant reikės priskirti etiketes visiems laiškams, kuriuos norite matyti ir Outlook`e. Tiems, kas naudojasi tik Outlook, toks klausimas neiškils.
Aš etiketes naudoju tik sprendžiamų klausimų laiškams. Kai klausimas išspręstas, laišką be jokių etikečių archyvuoju (Outlook kalba – perkeliu į All Mail). Atvirų klausimų nėra tūkstančiai, todėl visi mano darbiniai Outlook aplankai būtų labai lengvi, o visi suarchyvuoti laiškai būtų kataloge All Mail be dubliavimo.
Tai priešinga situacija, nei įpratę Microsoft Exchange serverių vartotojai. Outlook`e ji irgi veikia puikiai ir išvengia dubliavimo neatjungiant All Mail. Senus laiškus galime susigrupuoti su Search Folders.
Norėdami sumažinti Outlook PST failą, arba visus laiškus sugrupuokite į savo aplankus ir išjunkite IMAP aplanką All Mail, arba viską dėkite tik į All Mail aplanką ir jį susigrupuokite su Outlook Search Folders.
